Bekerja dengan Microsoft Word

Hal- hal Teknis

• Mengganti huruf, kata dalam suatu dokumen (CTRL+H)

-pilih Edit

Æ

Replace

-pada form Find What, ketik kata yang ingin anda ganti

-pada form Replace With, ketik kata yang menjadi penggantinya

• Menuju ke halaman lain dalam dokumen dengan cepat (CTRL + R)

-pilih Edit

Æ

Goto

-ketik nomor halaman yang ingin dituju

• Break halaman

Jika anda ingin sebuah paragraf dalam dokumen tidak bisa dipisah,

artinya tetap berada pada halaman yag sama, maka anda harus melakukan

Page Break pada akhir halaman tersebut (jangan menekan tombol Enter)

-pilih Insert

Æ

Break

Æ

Page Break

-atau tekan (CTRL+ ENTER)

• Seleksi atau memilih suatu objek

Pemilihan teks, huruf atau kalimat banyak variasinya. Jika anda memilih

satu huruf anda bisa melakukannya dengan menggunakan mouse atau

tekan SHIFT+ panah. Tapi cara ini terlalu lama kalau anda memilih objek

yang panjang (kalimat, paragraf). Cara lain adalah tekan CTRL+SHIFT+

panah untuk menseleksi kalimat. Cara ini lebih cepat. Untuk menseleksi

paragraf, tekan SHITF+PAGE UP/PAGE DOWN.

• Mengubah dokumen menjadi berformat PDF

Untuk mengubah dokumen menjadi berformat PDF ada syaratnya.

Pertama, anda harus telah menginstal Adobe Acrobat (bukan hanya

READER-nya).Kedua, kalau anda menginstal Adobe Acrobat versi 6

sampai yang terbaru, fasilitas konversi tersebut telah terintegrasi dalam

MS Word, artinya anda tinggal klik ikon Convert To Adobe PDF yang ada

pada toolbar. Kalau anda menginstal Adobe Acrobat versi 5 dan

sebelumnya, caranya adalah :

-pilih File

Æ

Print

-cari pilihan Adobe PDF dalam daftar printer

• Copy/Paste

Pelatihan Pengelolaan Administrasi dan Keuangan dengan Perangkat Komputer

Program Studi Arsitektur ITB

22 April 2006

Bekerja dengan MS Word

Aswin Indraprastha 2/5

Prinsipnya, semua yang terpampang di layar monitor bisa di-copy dan

paste dalam dokumen MS Word. Tapi ada syaratnya.

Pertama, ketika anda melakukan perintah Copy, baik dari aplikasi lain

(Excel, Internet, dll) pastikan bahwa anda terlebih dahulu sudah

MENSELEKSI objek yang anda inginkan.

Kedua, ketika akan memPASTE, anda harus melakukannya dengan :

Edit

Æ

Paste Special

-jika objek yang anda copy berupa gambar,foto, dll pastikan anda memilih

: Independent Bitmap atau Windows Metafile

Surat Menyurat

• Mail Merge : Membuat isi surat yang sama tapi subjek surat berbeda

-pilih Tools

Æ

Letter and Mailings

Æ

MailMerge

-pilih tipe dokumen yang anda inginkan, contohnya pilih Letter

-klik pada Next: Starting document

-apabila anda ingin menggunakan dokumen yang sedang anda kerjakan

untuk menjadi dokumen mail merge maka klik Next: Select Recipient

-apabila anda belum mempunya lis nama-nama penerima surat, maka

harus dibuat dulu dengan pilih Type a New List

-isi form sesuai kebutuhan

-MS Word akan membuat database nama, alamat dan sebagainya

-ikuti langkah langkah selanjutnya hingga setiap surat akan memiliki

penerima yang berbeda-beda

Header dan Footer

• Memasukkan gambar pada header atau footer

-pilih View

Æ

Header and Footer

-akan muncul kotak Header, anda bisa ganti ke Footer dengan meng-klik

ikon Switch Between Header and Footer

-pilih Insert

Æ

Picture

Æ

From File

-tentukan gambar yang ingin dimasukkan ke dalam Header

-tentukan skala dan letak gambar sesuai dengan yang diinginkan

• Memasukkan jumlah halaman, nomor halaman dan memformat

penomoran halaman

-pilih View

Æ

Header and Footer

-akan muncul kotak Header, anda bisa ganti ke Footer dengan meng-klik

ikon Switch Between Header and Footer

-letakkan kursor pada tempat di mana nomor halaman akan diletakkan

-klik ikon Insert Page Number untuk memasukkan nomor halaman

-akan otomatis muncul nomor halaman

-anda bisa ganti jenis Font, ukuran besarnya dan sebagainya

-untuk memasukkan jumlah halaman, klik Insert Number of Pages

-akan otomatis muncul total jumlah halaman

-untuk memformat penomoran halaman, klik ikon Format Page Number

Pelatihan Pengelolaan Administrasi dan Keuangan dengan Perangkat Komputer

Program Studi Arsitektur ITB

22 April 2006

Bekerja dengan MS Word

Aswin Indraprastha 3/5

-anda bisa tentukan penomoran halaman dimulai dari angka berapa, jenis

penomorannya apakah angka atau huruf, dan sebagainya.

Memasukkan dan Memodifikasi Gambar

• Memasukkan simbol dalam dokumen

-pilih Insert

Æ

Symbol

-pilih simbol yang anda inginkan dari keluarga Font yang ada

• Memasukkan gambar pada dokumen

-agar gambar yang anda masukkan dapat disesuaikan perletakannya, anda

harus memasukkan gambar tersebut pada Drawing Canvas/ Text Box

-buat Text Box dengan cara klik ikon Text Box

-akan muncul Drawing Canvas yang bertuliskan Create Your Drawing

Here

-klik kursor di dalam Drawing Canvas. Pada Drawing Canvas akan

muncul garis-garis hitam. Garis-garis itu gunanya untuk memodifikasi

objek yang dimasukkan ke dalam Drawing Canvas

-pilih Insert

Æ

Picture

Æ

From File

-pilih gambar yang ingin dimasukkan

-gambar akan muncul di dalam Drawing Canvas

• Mengedit atau memodifikasi gambar dalam Drawing Canvas

-untuk memformat teks agar posisinya mengelilingi gambar, tampilkan

Drawing Canvas Toolbar dengan cara klik kanan pada Drawing Canvas

dan pilih Show Drawing Canvas Toolbar

-klik ikon Text Wrapping

-pilih Tight atau Square untuk membuat teks akan mengelilingi gambar

-anda bisa pilih yang lain untuk efek teks pada gambar yang berbeda

-Untuk memutar gambar, klik gambar (bukan Drawing Canvasnya), akan

muncul bulatan berwarna hijau.

-klik dan drag bulatan tersebut untuk memutar gambar . Catatan, bulatan

hijau ini hanya akan muncul JIKA gambar tersebut berada DIDALAM

Drawing Canvas

-Untuk mengubah warna gambar (dari Color ke Greyscale dan lain-lain),

klik ikon Color yang ada pada Picture Toolbar dan tentukan apakah

gambar anda akan diubah warnanya.

-Untuk mengubah tingkat terang gambar (Contras dan Brightness), klik

ikon More Contras , Less Contras, More Brightness, Less Brightness yang

ada pada Picture Toolbar

-Untuk mengubah resolusi gambar sehingga file dokumen menjadi kecil,

klik ikon Compress Picture

-tentukan pilihan apakah Compress Picture diaplikasikan hanya pada

gambar terseleksi atau pada seluruh gambar yang ada pada dokumen,

tentukan resolusi, apakah Web/Screen (96 dpi) atau Print (200 dpi)

-Untuk memotong / Cropping gambar, klik ikon Crop dan letakkan kursor

pada garis-garis hitam dalam gambar.

Pelatihan Pengelolaan Administrasi dan Keuangan dengan Perangkat Komputer

Program Studi Arsitektur ITB

22 April 2006

Bekerja dengan MS Word

Aswin Indraprastha 4/5

-geser-geser kursor sesuai dengan potongan yang ingin anda lakukan.

-Untuk membuat bingkai garis disekeliling gambar, klik ikon Line Style

Format Halaman

• Memformat batas- batas teks (margin) dalam sebuah dokumen , Page

Setup

-pilih File

Æ

Page Setup atau arahkan kursor pada batas margin pada

Rules dan dobel klik

-pilih Margin : Top adalah batas margin atas, Bottom adalah batas margin

bawah, Left adalah batas margin kiri, Right adalah batas margin kanan

-apabila satuan unit masih dalam inci, ubah satuan pada : Tools

Æ

Option

Æ

Generals, pilih Measurement Units : Centimeter

Format Paragraf

• Memformat teks (paragraf), Paragraph Setup

-pilih teks yang akan diformat, klik kanan dan pilih Paragraph, atau pilih

Format

Æ

Paragraph

-Untuk menentukan Indentation, pilih Indentation dan tentukan jarak

dari kiri (Left) atau dari kanan(Right). Ini adalah jarak awal teks (indent)

terhadap margin paragraf

-Untuk menentukan spasi antar baris teks, pilih Line Spacing dan

tentukan spasi antar barisnya.

Format Tabel

• Membuat dan memodifikasi tabel

-pilih Table

Æ

Insert

Æ

Table

-tentukan jumlah baris dan kolom

-Untuk memasukkan baris/ kolom tambahan, seleksi baris/ kolom,

kemudian pilih Table

Æ

Insert

Æ

Rows Above (baris tambahan di atas

baris yang diseleksi), Rows Below (baris tambahan di bawah baris yang

diseleksi), Column To The Right (kolom tambahan di sebelah kanan kolom

terseleksi), Column To The Left (kolom tambahan di sebelah kiri kolom

terseleksi)

-Untuk mengubah isi dalam tabel menjadi teks, pilih Table

Æ

Convert

Æ

Table To Text

-pilih metode untuk memisahkan isi setiap sel, misalnya menggunakan

tanda koma, atau menggunakan spasi dan sebagainya.

Format Style

• Membuat dokumen dengan Style

Sebenarnya banyak keuntungan jika anda membuat sebuah dokumen dengan

Style. Salah satunya adalah dengan Style anda dapat membuat daftar isi

(Table of Content) secara otomatis, demikian juga dengan daftar gambar,

daftar tabel dan sebagainya. Dengan Style pula, anda dapat melakukan

perubahan format secara sekaligus tanpa harus mengubah satu demi satu

elemen dokumen yang ingin diubah.

Pelatihan Pengelolaan Administrasi dan Keuangan dengan Perangkat Komputer

Program Studi Arsitektur ITB

22 April 2006

Bekerja dengan MS Word

Aswin Indraprastha 5/5

-Prinsip dalam menggunakan STYLE :

-pahami struktur dokumen anda : mana judul, mana sub judul, mana isi,

dan lainnya

-setiap struktur tersebut HARUS berasosiasi pada STYLE, misalnya, judul

utama harus anda asosiasikan/harus masuk kategori HEADING1, sub

judul berikutnya harus berasosiasi pada HEADING2, isi berasosiasi pada

BODY TEXT atau NORMAL dan sebagainya. Pastikan aturan-aturan ini

tidak ada yang terlewati karena akan berpengaruh pada proses pembuatan

Table of Content

-anda bisa ubah format setiap STYLE

-Langkah :

-pilih : Format

Æ

Style And Formatting

-akan muncul Tab Style And Formatting disebelah kanan